Team- en vergaderruimtes zijn dé plekken in organisaties waar mensen samenwerken, hun krachten bundelen en brainstormen. Je zou dus met enig humorisme kunnen zeggen dat ze een groot deel van de levenskracht uitmaken van een bedrijf! Des te belangrijker dus dat deze ruimtes snel en eenvoudig gereserveerd kunnen worden. Dit bespaart tijd en zo kan iedereen snel weer focussen op het werk. Ultimo is sinds lange tijd één van de software leveranciers die zich hebben toegelegd op Reserveringen beheer, en veel bedrijven maken gebruik van deze functionaliteit.

Per 01-01-2028 wordt deze mogelijkheid in Ultimo echter stopgezet. Daarmee komt direct de vraag “En wat nu, waar gaan we reserveringen van team- en vergaderruimtes in beheren?” en “Hoe gaan we onze medewerkers maximaal faciliteren zodat ze snel, eenvoudig en gebruikersvriendelijk hun reserveringen kunnen plaatsen en beheren?”

Nou, daar kunnen we vanuit Team Sofie mee helpen! Wat veel organisaties niet weten is dat ServiceNow een Facilitaire module heeft (we laten de technische term in dit blog lekker achterwege 😉), waar een zeer gebruikersvriendelijke en slimme reserveringsmodule in zit. Hier is het mogelijk om:

• Zalen te beheren als objecten, hierbij is het mogelijk om beschrijvende teksten, foto’s en afbeeldingen toe te voegen die naar voren komen in een moderne catalogus;
• Extra opties te configureren, denk bijvoorbeeld aan het kunnen kiezen van de U-, School-, Theater- of Zijwand opstelling om de ruimte in te richten voor een specifiek doel;
• Extra diensten op te stellen die eenvoudig bij te bestellen zijn (zoals catering, extra audio/visueel, aanmelden van een bezoeker, etc.)

Dit wordt allemaal weergegeven in een modern, integraal portaal dat compleet in eigen huisstijl kan worden opgezet. (als je ServiceNow al gebruikt voor HR of IT dan heb je dit portaal al en kun je dit naadloos uitbreiden met reservering functionaliteit!)

Maar het stopt niet als die reservering wordt gemaakt door de medewerker, want dan hebben we vervolgens de mogelijkheden om:

• Doorbelasting data te delen met het kostencentrum van de medewerker of een andere kostenallocatie indien gewenst.
• Taken te genereren voor ondersteunende afdelingen zoals Catering of het Facilitair Service Centrum waarmee deze afdelingen direct worden geïnformeerd over het geplande werk (inclusief begeleidende instructies!)
• Geautomatiseerde rapportages op te stellen met indicatoren als de bezetting van ruimtes, hoe vaak deze worden gereserveerd, welke diensten er het meest worden gekozen en ga zo maar door.
• Te integreren met je Outlook kalender en met jullie leveranciers.

“Wat moet ik nu met al informatie?” hoor ik je denken 🤔

Nou, dat beslis je uiteraard zelf, maar we wilden in ieder geval laten weten dat ServiceNow mogelijkheden biedt om een moderne, data gedreven reservering module op te zetten die medewerker tevredenheid bevorderd.

En wist je dat ServiceNow inmiddels bij veel bedrijven in Nederland al wordt gebruikt voor HR of IT? Het platform zelf is dan al beschikbaar! Tel daarbij op dat het reserveren van team- of vergaderruimtes niet het enige is wat deze facilitaire ServiceNow module jou biedt. Wil je in de toekomst je bezoeker registratie proces verfijnen of je facilitaire meldingen integreren met alle leveranciers om regie te houden? ServiceNow kan je verder helpen hiermee!

Meer weten?
Kom eens een kop koffie drinken bij ons op kantoor in Eemnes of kom ons opzoeken bij de Vakbeurs Facilitair 3/4/5 juni 2026. Dan laten we je graag zien wat ServiceNow voor jouw organisatie kan betekenen.. We helpen je graag verder!